IT‑Asset‑Management (ITAM): Kontrolle über den Lebenszyklus

Was ist IT Asset Management?

Definition: IT Asset Management (ITAM) ist der strukturierte Prozess zur Verwaltung aller technologischen Ressourcen über ihren gesamten Lifecycle, um maximalen Wert mit minimalem Risiko zu gewährleisten.

ITAM unterstützt Unternehmen, indem es einen klaren und genauen Überblick darüber bietet, welche Assets vorhanden sind, wie sie genutzt werden, was sie kosten und wann Wartung, Austausch oder Ausmusterung erforderlich sind.

Durch die Kombination von finanziellen, vertraglichen und inventarbezogenen Daten hilft ITAM Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Ressourcen zu optimieren und unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Was ist ein IT-Asset?

Ein IT-Asset ist jede Hardware-, Software- oder cloudbasierte Ressource, die zum operativen Geschäft eines Unternehmens beiträgt. Dazu gehören Geräte wie Laptops, Server und mobile Endgeräte sowie Softwarelizenzen, SaaS-Abonnements und datengestützte Dienste.

Warum ist es wichtig?

Wenn nicht klar ist, welche IT-Assets vorhanden sind, wo sie sich befinden, wie intensiv sie genutzt werden oder wann sie ihr Lebensende erreichen, fehlt entscheidende Transparenz.

Das kann zu überhöhten Ausgaben, Lizenzverletzungen, erhöhten Sicherheitsrisiken und unklaren Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens führen.

Kurz gesagt: ITAM bietet die Transparenz, die Unternehmen benötigen, um compliant, sicher und kosteneffizient zu arbeiten.

Welche sind die Vorteile von ITAM?

• Zentralisierte Asset-Transparenz
  Eine einzige verlässliche Quelle für alle Hardware, Software und Cloud-Assets, ohne verstreute Tabellen und inkonsistente Daten.

• Optimierte Nutzung
  Nicht genutzte oder doppelte Assets werden sichtbar, wodurch Wiederverwendung möglich wird und unnötige Anschaffungen vermieden werden.

• Verbesserte Lizenz-Compliance
  Überwachung von Lizenzen und Nutzung, Reduzierung des Risikos teurer Audits und Sicherstellung der Vertragstreue.

• Niedrigere Gesamtkosten
  Transparenz über Alter, Zustand und Investitionsbedarf hilft, unnötige Käufe zu vermeiden und die Lebensdauer von Assets zu verlängern.

• Erhöhte Sicherheit
  Ein klarer Überblick darüber, was installiert ist, wo es läuft und wie es gewartet wird, reduziert Schwachstellen und Schatten-IT.

• Bessere strategische Entscheidungen
  Präzise finanzielle, vertragliche und inventarbezogene Daten unterstützen Budgetierung, Planung und langfristige Entscheidungen sowie Nachhaltigkeitsberichte, z. B. im CSRD Impact Report.

Wie funktioniert der Lifecycle von IT-Assets?

IT Asset Management folgt einem strukturierten Lifecycle, der sicherstellt, dass Assets geplant, beschafft, eingesetzt, gewartet und schließlich kontrolliert und effizient außer Betrieb genommen werden. Das Verständnis dieses Lifecycles ermöglicht konsistente, datengestützte Entscheidungen.

Phasen des IT-Asset-Lifecycles

• Planung: Anforderungen identifizieren, Alternativen bewerten und die Gesamtbetriebskosten schätzen.
• Beschaffung: Hardware, Software oder Cloud-Dienste kaufen, lizenzieren, leasen oder entwickeln.
• Bereitstellung: Installation, Konfiguration und Zuweisung der Assets inklusive korrekter Erfassung und Nachverfolgung.
• Wartung: Leistung überwachen, Updates anwenden sowie Reparaturen oder Upgrades durchführen.
• Ausmusterung: Assets aussortieren, wenn sie veraltet, ineffizient oder nicht mehr unterstützt werden. Je nach Zustand können sie wiederverwendet, refurbished, remarketed oder für sichere Entsorgung vorbereitet werden.
• Entsorgung: Sichere Datenlöschung und ordnungsgemäße Hardwareentsorgung oder Wiedervermarktung gemäß Umwelt- und Compliance-Vorgaben.

Welche Best Practices gibt es für ITAM?

• Rückhalt durch das Management sichern
  Das Leadership muss ITAM-Strategie, Ziele und Rahmen unterstützen.

• Klare Zuständigkeiten und Prozesse definieren
  Festlegen, welche Assets erfasst werden, welche Daten benötigt werden und wer für Genauigkeit verantwortlich ist.

• Automatisierte Erfassung
  Tools nutzen, um Hardware, Software und Cloud-Assets automatisch zu erkennen.

• Integration mit wichtigen Unternehmensbereichen
  Abstimmung mit Einkauf, IT-Service-Management, Finance, HR und Security.

• Ein zentrales, aktuelles Assetregister führen
  Immer vollständig, korrekt und aktuell – inklusive Status, Eigentum und Vertragsdaten.

• Regelmäßig prüfen und optimieren
  Verwendung, Kosten, Leistung und Risiko kontinuierlich bewerten.

• Sichere und verantwortungsvolle Entsorgung
  Einheitliche Richtlinien für Datenlöschung, Vernichtung und zertifiziertes Recycling anwenden.

• Mitarbeitende schulen
  Teams verstehen lassen, warum ITAM wichtig ist und wie ihre Arbeit Datenqualität beeinflusst.

Wie lässt sich ITAM im Unternehmen einführen?

Die Einführung von ITAM beginnt mit klaren Zielen und dem Verständnis, warum Assetmanagement wichtig ist. Danach kann der Prozess einfach und strukturiert aufgebaut werden.

• Klare Ziele setzen
  Priorisieren, ob Kostenreduktion, Compliance, Transparenz oder Lifecycle-Kontrolle im Fokus steht.

• Verlässliche Ausgangsbasis schaffen
  Eine vollständige Inventur von Hardware, Software und Cloud-Diensten erstellen.

• Geeignete Tools auswählen
  ITAM-Software nutzen, die sich mit Einkauf, Service-Management, Security und HR verbindet.

• Richtlinien und Verantwortlichkeiten definieren
  Klare Regeln für Beschaffung, Updates, Wartung und Entsorgung festlegen.

• Lifecycle-Management integrieren
  Assets von Anschaffung bis Ausmusterung verfolgen.

• Laufend verbessern
  Daten aktualisieren, Nutzung analysieren und Richtlinien anpassen.

Fazit

ITAM ist weit mehr als das Erfassen von Geräten. Richtig umgesetzt bietet es Transparenz, reduziert Risiken und unterstützt bessere Entscheidungen im gesamten IT-Bereich.

Durch ein klares Lifecycle-Management bleiben Unternehmen compliant, reduzieren Abfall und nutzen ihre Technologieinvestitionen besser.