Wie Pro Persona die IT am Arbeitsplatz verändert hat

IT-Lösungen für den Gesundheitssektor

Pro Persona ist ein spezialisierter Anbieter von psychologischen und psychiatrischen Versorgungsleistungen in den Niederlanden.

Da die Dienste rund um die Uhr verfügbar sind, ist der Zugriff auf zuverlässige Informationen unerlässlich. Die medizinischen Fachkräfte müssen in der Lage sein, sicher und schnell auf Patienteninformationen zuzugreifen, diese zu aktualisieren und weiterzuleiten. Ein Geräteausfall, eine verzögerte Ersatzlieferung oder eine kurze Akkulaufzeit wirkt sich direkt auf die Fähigkeit der Mitarbeiter aus, ihre Arbeit effektiv zu erledigen.

Für Gidi Bullens, ICT-Manager bei Pro Persona, war die Anforderung klar: Die IT am Arbeitsplatz musste unter allen Umständen einfach funktionieren

Auswahl der Hardware entsprechend den Arbeitsgewohnheiten der Mitarbeiter

Zu Beginn des Projekts gab es keine bevorzugte Laptop-Marke oder ein bestimmtes Modell. Stattdessen erarbeiteten die Circular IT group und Pro Persona die Anforderungen anhand der Art und Weise, wie die Mitarbeiter die Geräte nutzen würden.

Wichtige Aspekte waren dabei Tragbarkeit, Akkulaufzeit, Leistung, Kompatibilität mit Microsoft Teams und einfache Verwaltung.

Dieser Prozess führte dazu, dass sich Pro Persona für Microsoft Surface-Geräte entschied, die mit ARM-basierter Qualcomm-Technologie ausgestattet sind. Die Geräte boten eine starke Akkuleistung, eine unkomplizierte KI-Integration und wettbewerbsfähige Preise im Vergleich zu gleichwertiger Intel-basierter Hardware.

Für mobile Fachkräfte im Gesundheitswesen war die Akkulaufzeit besonders wichtig. Außendienstmitarbeiter sind oft zwischen Patienten unterwegs und können sich nicht immer darauf verlassen, Zugang zu einer Steckdose zu haben. Das richtige Gerät unterstützt daher sowohl die Produktivität als auch die Kontinuität der Versorgung.

Die Zusammenführung der Surface-Hardware, der Microsoft-Lizenzen und der Azure-Umgebung verschaffte Pro Persona zudem eine einheitlichere und besser verwaltbare Technologieumgebung.

Mehr als 4.000 Geräte ausgeliefert

Die Circular IT group hat die Einführung von mehr als 4.000 Geräten bei Pro Persona unterstützt.

Anstatt große Mengen an Hardware an die IT-Abteilung zu senden, können die Geräte direkt an die Mitarbeiter nach Hause oder an ihren Arbeitsort geliefert werden. Die Circular IT group verfügt über die Kapazität, bis zu 500 Geräte pro Tag auszuliefern, doch das Tempo der Einführung wird so angepasst, dass es den realistischen Möglichkeiten des Kunden entspricht.

Das Ziel ist es, dass Mitarbeiter überall in den Niederlanden innerhalb von einem bis zwei Werktagen ein Gerät oder einen Ersatz erhalten.

Pro Persona arbeitet zudem an einem webshop-ähnlichen Erlebnis, bei dem neue Mitarbeiter bereits vor ihrem ersten Arbeitstag zugelassene Geräte wie Laptops, Mäuse und Headsets auswählen können. Ihr Arbeitsplatz kann dann einsatzbereit geliefert werden, was zu einem reibungsloseren Onboarding-Prozess führt.

Entlastung des internen IT-Teams

Eines der wichtigsten Ergebnisse war die veränderte Rolle der IT-Abteilung von Pro Persona.

Zuvor kümmerte sich das Team selbst um einen Großteil der physischen Abläufe, vom Transport und Auspacken der Geräte bis hin zur Vorbereitung der Geräte für die Mitarbeiter. Diese Tätigkeiten werden nun im Rahmen der Partnerschaft mit der Circular IT group abgewickelt.

Dadurch können sich die IT-Spezialisten von Pro Persona weniger auf die Hardware-Logistik und mehr auf die Verwaltung von Diensten, die Unterstützung der Nutzer und die Verbesserung der technologischen Umgebung des Unternehmens konzentrieren.

Das Ergebnis ist ein ruhigerer und besser planbarer Prozess mit weniger physischen Aufgaben und einer geringeren Belastung der internen Ressourcen.

Schaffung von gesellschaftlichem Mehrwert durch ausgemusterte IT-Geräte

Die Partnerschaft eröffnete zudem eine unerwartete Möglichkeit, sozialen Mehrwert zu schaffen. Pro Persona bietet im Rahmen seines Programms „Zin! Dagbesteding“ Aktivitäten für Menschen mit Lernbehinderungen und komplexen Bedürfnissen an, die vom Arbeitsmarkt ausgeschlossen sind

Das Ziel von „Zin!“ ist es, Menschen die Möglichkeit zu geben, ihr Wohlbefinden und ihr Selbstvertrauen in einer unterstützenden Gemeinschaft zu stärken, in der Talente, Interessen und Selbstständigkeit gefördert werden. Bei „Zin!“ werden zwanzig verschiedene Tagesangebote bereitgestellt. Daher sind die Aktivitätsleiter stets auf der Suche nach sinnvollen, langfristigen Projekten, in die sich die Teilnehmer einbringen können.

Gleichzeitig benötigte die Circular IT Group Unterstützung beim Demontieren von etwa 200.000 elektronischen Regaletiketten – eine sich wiederholende Aufgabe im Rahmen der Kreislaufwirtschaft.

Das Ergebnis?

Wir haben diese Bedürfnisse miteinander verbunden. Die Teilnehmer bei Zin! zerlegen die Regaletiketten im Rahmen ihrer Heimwerkeraktivitäten, und Pro Persona erhält für jedes verarbeitete Etikett eine kleine Vergütung. Die Circular IT group unterstützt das Programm zudem durch die Finanzierung von Sachmitteln und Aktivitäten, die den Teilnehmern der Tagesprogramme direkt zugutekommen.

Obwohl diese Initiative nicht Teil des ursprünglichen Arbeitsplatzvertrags war, zeigt sie, wie eine starke Partnerschaft einen Mehrwert über den IT-Bereich hinaus schaffen kann. Vor allem, wenn zwei Organisationen mit tief verwurzelten sozialen Werten zusammenkommen.

Ohne das Budget für die psychische Gesundheitsversorgung zusätzlich zu belasten, konnten wir Kreislaufwirtschaft, sinnvolle Teilhabe und finanzielle Unterstützung für die gesamte Pro-Persona-Gemeinschaft miteinander verbinden.

Vom Lieferanten zur langfristigen Partnerschaft

Was als Reaktion auf Lieferverzögerungen begann, entwickelte sich zu einer umfassenderen Partnerschaft.

Die Circular IT group unterstützt Pro Persona nun nicht nur bei der Hardware-Logistik, sondern auch bei der Vorbereitung, der Arbeitsplatzgestaltung, der kreislauforientierten Aufbereitung und der Wertgewinnung aus überschüssiger Ausrüstung.

Für Pro Persona zeigt die Partnerschaft, dass Kreislauf-IT keine Kompromisse bei Kosten, Qualität oder Betriebssicherheit bedeuten muss. Durch die Berücksichtigung des gesamten Lebenszyklus jedes Geräts kann die Organisation die Belastung ihres IT-Teams verringern, die Mitarbeitererfahrung verbessern und unerwartete ökologische und soziale Auswirkungen erzielen.

Entdecken Sie „Circular Workplace“

„Circular Workplace“ unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Lebenszyklus ihrer Mitarbeitergeräte zu verwalten – von der Auswahl und Bereitstellung bis hin zu Reparatur, Austausch, Rücknahme und verantwortungsvoller Wiederverwendung.

Indem die gesamte Arbeitsplatzlogistik bei einem einzigen Partner gebündelt wird, können Unternehmen den internen Arbeitsaufwand reduzieren, ein einheitlicheres Mitarbeitererlebnis schaffen und einen höheren Wert aus ihren IT-Geräten zurückgewinnen.