IT Asset Management (ITAM): Controle over je IT‑middelen

Wat is IT Asset Management?

Definitie: IT Asset Management (ITAM) is het gestructureerde proces waarmee technologische middelen tijdens hun volledige lifecycle worden beheerd, zodat ze maximale waarde leveren met minimale risico’s.

ITAM ondersteunt organisaties door duidelijk inzicht te geven in welke assets aanwezig zijn, hoe ze worden gebruikt, wat ze kosten en wanneer onderhoud, vervanging of uitfasering nodig is.

Door financiële, contractuele en inventarisgegevens te combineren helpt ITAM organisaties om betere beslissingen te nemen, middelen optimaal te benutten en onnodige kosten te voorkomen.

Wat is een IT-asset?

Een IT-asset is iedere hardware-, software- of cloudresource die bijdraagt aan de bedrijfsvoering. Dit omvat onder andere laptops, servers, mobiele apparatuur, softwarelicenties, SaaS-abonnementen en datagedreven diensten.

Waarom is het belangrijk?

Als je geen volledig beeld hebt van welke IT-assets je bezit, waar ze zich bevinden, hoe intensief ze worden gebruikt of wanneer ze het einde van hun levensduur bereiken, ontbreekt cruciale zichtbaarheid.

Dit kan leiden tot te hoge uitgaven, overtredingen van licentievoorwaarden, beveiligingsrisico’s en onduidelijke verantwoordelijkheden in de organisatie.

Kort samengevat: ITAM biedt het inzicht dat nodig is om compliant, veilig en kostenefficiënt te blijven.

Wat zijn de voordelen van ITAM?

• Helder overzicht
  Eén betrouwbare bron voor alle hardware, software en cloudassets, waardoor losse spreadsheets en inconsistenties verdwijnen.

• Beter gebruik van middelen
  Ongebruikte of dubbele middelen worden zichtbaar, waardoor herplaatsing mogelijk wordt en onnodige aanschaf wordt voorkomen.

• Minder risico op licentieproblemen
  ITAM volgt licenties en werkelijk gebruik, voorkomt dure audits en houdt contracten in lijn met de praktijk.

• Lagere totale kosten
  Door inzicht in leeftijd en gebruik kun je assets langer inzetten en voorkom je onnodige vervangingen.

• Betere beveiliging
  Volledig overzicht van wat er draait, waar het draait en in welke staat het verkeert vermindert kwetsbaarheden en ongecontroleerde shadow IT.

• Betere keuzes op de lange termijn
  Nauwkeurige financiële, contractuele en inventarisgegevens ondersteunen budgettering, planning en langetermijnbeslissingen. Deze transparantie helpt ook bij duurzaamheidsrapportage, zoals beschreven in het CSRD Impact Report.

Hoe werkt de IT-asset lifecycle?

IT Asset Management volgt een gestructureerde lifecycle waarbij assets worden gepland, aangeschaft, ingezet, onderhouden en uiteindelijk uitgefaseerd. Dit op een gecontroleerde en kostenefficiënte manier.

Fasen van de IT-asset lifecycle

• Planning: Bepalen van de bedrijfsbehoefte, alternatieven onderzoeken en de totale eigendomskosten inschatten.
• Inkoop: Aanschaffen, licentiëren, leasen of ontwikkelen van hardware, software of clouddiensten.
• Implementatie: Installeren, configureren en toewijzen van assets, inclusief correcte registratie en tracking.
• Onderhoud: Prestaties monitoren, updates toepassen en reparaties of upgrades uitvoeren.
• Uitfasering: Assets verwijderen wanneer ze verouderd, inefficiënt of niet langer ondersteund zijn. Afhankelijk van de conditie kunnen ze worden herverdeeld, refurbished, via remarketing verkocht of voorbereid voor veilige verwijdering.
• Verwijdering: Data veilig wissen en hardware afvoeren of herverkopen, in lijn met milieu- en compliancevereisten.

Wat zijn enkele ITAM-best practices?

• Zorg voor steun vanuit het management
  Het leiderschap moet de ITAM-scope, het beleid en de doelen ondersteunen om het programma succesvol te maken.

• Definieer een heldere scope, rollen en processen
  Bepaal welke assets worden gevolgd, welke gegevens nodig zijn en wie verantwoordelijk is voor de juistheid.

• Automatiseer inventarisatie en detectie
  Gebruik ITAM-tools om hardware, software en clouddiensten automatisch te detecteren en registreren.

• Integreer met belangrijke afdelingen
  Stem ITAM af met inkoop, IT-servicemanagement, finance, HR en security.

• Onderhoud één betrouwbaar assetregister
  Het register moet volledig, accuraat en up-to-date zijn, inclusief status, eigenaarschap en contractinformatie.

• Optimaliseer continu
  Evalueer regelmatig gebruik, kosten, prestaties en risico’s.

• Verwijder assets veilig en verantwoord
  Hanteer consistente procedures voor datawiping, vernietiging en gecertificeerde recycling.

• Informeer en betrek stakeholders
  Zorg dat teams begrijpen waarom ITAM belangrijk is en hoe hun handelen invloed heeft op de nauwkeurigheid van assetgegevens.

Hoe breng je ITAM in je organisatie?

De introductie van ITAM begint met het vaststellen van duidelijke doelen en het creëren van bewustzijn over het belang van assetmanagement. Vanaf daar kan het proces overzichtelijk en gestructureerd worden opgezet.

• Stel duidelijke doelstellingen
  Bepaal of de focus ligt op kostenreductie, compliance, inzicht of lifecyclebeheer.

• Zorg voor een betrouwbare basisinventaris
  Maak een volledige inventaris van hardware, software en clouddiensten en identificeer hiaten, duplicaten en shadow IT.

• Kies de juiste tools
  Gebruik ITAM-software die goed samenwerkt met inkoop, servicemanagement, security en HR.

• Definieer beleid en verantwoordelijkheden
  Stel duidelijke regels op voor aanschaf, updates, onderhoud en verwijdering, en wijs eigenaarschap toe.

• Integreer lifecyclebeheer
  Volg elke asset van aanschaf tot uitfasering met rapportages die budgettering en compliance ondersteunen.

• Verbeter doorlopend
  Update records, analyseer gebruik en pas beleid aan naarmate de organisatie evolueert.

Conclusie

ITAM is meer dan het registreren van apparaten. Consequent toegepast zorgt het voor inzicht, vermindert het risico’s en ondersteunt het betere beslissingen door de hele IT-omgeving heen.

Door iedere asset als onderdeel van een beheerde lifecycle te behandelen blijven organisaties compliant, voorkomen ze verspilling en benutten ze technologische investeringen effectiever.