Hoe Pro Persona de IT-werkplek heeft veranderd

IT-oplossingen voor de zorg

Pro Persona is een gespecialiseerde aanbieder van geestelijke gezondheidszorg en psychiatrische zorg in Nederland.

De dienstverlening is 24 uur per dag beschikbaar, waardoor toegang tot betrouwbare informatie essentieel is. Hun zorgprofessionals moeten veilig en snel toegang hebben tot cliëntgegevens en deze kunnen bijwerken en doorsturen. Een defect apparaat, vertraagde vervanging of een korte batterijduur heeft directe gevolgen voor het vermogen van medewerkers om hun werk effectief uit te voeren.

Voor Gidi Bullens, ICT-manager bij Pro Persona, was de eis duidelijk: de IT op de werkplek moest onder alle omstandigheden gewoon goed functioneren

Hardware kiezen op basis van de manier waarop medewerkers werken

Het project begon niet met een voorkeursmerk of -model voor laptops. In plaats daarvan stelden Circular IT group en Pro Persona de vereisten op aan de hand van de manier waarop medewerkers de apparaten zouden gebruiken.

Belangrijke overwegingen waren onder meer draagbaarheid, batterijduur, prestaties, compatibiliteit met Microsoft Teams en beheergemak.

Dit proces leidde ertoe dat Pro Persona koos voor Microsoft Surface-apparaten met ARM-gebaseerde Qualcomm-technologie. De apparaten boden een uitstekende batterijduur, eenvoudige AI-integratie en een concurrerende prijs in vergelijking met vergelijkbare Intel-gebaseerde hardware.

Voor mobiele zorgprofessionals was de batterijduur bijzonder belangrijk. Buitenmedewerkers reizen van patiënt naar patiënt en kunnen niet altijd rekenen op toegang tot een stopcontact. Het juiste apparaat ondersteunt daarom zowel de productiviteit als de continuïteit van de zorg.

Door de Surface-hardware, Microsoft-licenties en de Azure-omgeving samen te brengen, kreeg Pro Persona bovendien een consistentere en beter beheersbare technologische omgeving.

Meer dan 4.000 apparaten geleverd

Circular IT group heeft de uitrol van meer dan 4.000 apparaten bij Pro Persona ondersteund.

In plaats van grote hoeveelheden hardware naar de IT-afdeling te sturen, kunnen apparaten rechtstreeks bij medewerkers thuis of op hun werkplek worden afgeleverd. Circular IT group heeft de capaciteit om tot 500 apparaten per dag te leveren, maar het uitroltempo wordt aangepast aan wat de klant realistisch gezien aankan.

Het is de ambitie dat medewerkers overal in Nederland binnen één tot twee werkdagen een apparaat of vervangend apparaat ontvangen.

Pro Persona werkt ook aan een webshop-achtige ervaring waarbij nieuwe medewerkers vóór hun eerste werkdag goedgekeurde apparatuur, zoals een laptop, muis en headset, kunnen selecteren. Hun werkplek kan dan gebruiksklaar worden geleverd, wat zorgt voor een soepelere onboarding-ervaring.

Vermindering van de werkdruk voor het interne IT-team

Een van de belangrijkste resultaten is de verandering in de rol van de IT-afdeling van Pro Persona.

Voorheen verzorgde het team een groot deel van het fysieke proces zelf, van het verplaatsen en uitpakken van apparatuur tot het klaarmaken van apparaten voor medewerkers. Die activiteiten worden nu beheerd via de samenwerking met de Circular IT group.

Hierdoor kunnen de IT-specialisten van Pro Persona zich minder richten op hardwarelogistiek en meer op het beheer van diensten, het ondersteunen van gebruikers en het verbeteren van de technologische omgeving van de organisatie.

Het resultaat is een rustiger en voorspelbaarder proces, met minder fysieke taken en minder druk op de interne middelen.

Sociale waarde creëren met gepensioneerde IT’ers

Het partnerschap bood ook een onverwachte kans om maatschappelijke waarde te creëren. Pro Persona biedt via haar Zin! Dagbesteding-programma activiteiten aan voor mensen met een verstandelijke beperking en complexe behoeften die ver van de arbeidsmarkt staan

Het doel van Zin! is om mensen kansen te bieden om hun welzijn en zelfvertrouwen te verbeteren in een ondersteunende gemeenschap waar talenten, interesses en zelfstandigheid worden gestimuleerd. Zin! biedt twintig verschillende dagbestedingsafdelingen aan. Daarom zijn de activiteitsbegeleiders altijd op zoek naar zinvolle langetermijnprojecten waar deelnemers zich volledig in kunnen storten.

Tegelijkertijd had de Circular IT group hulp nodig bij het demonteren van ongeveer 200.000 elektronische schapetiketten, een repetitieve, circulaire taak.

Het resultaat?

We hebben deze behoeften met elkaar verbonden. Deelnemers bij Zin! demonteren de schapetiketten als onderdeel van hun doe-het-zelfactiviteiten en Pro Persona ontvangt een kleine vergoeding voor elk verwerkt etiket. De Circular IT group ondersteunt het programma ook door praktische benodigdheden en activiteiten te financieren die rechtstreeks ten goede komen aan de mensen die deelnemen aan de dagprogramma’s.

Hoewel dit initiatief geen onderdeel was van het oorspronkelijke werkplaatscontract, laat het zien hoe een sterk partnerschap waarde kan creëren die verder reikt dan IT. Vooral wanneer twee organisaties met diepgewortelde maatschappelijke waarden de handen ineen slaan.

Zonder extra druk uit te oefenen op het budget voor geestelijke gezondheidszorg, zijn we erin geslaagd om circulaire verwerking, zinvolle participatie en financiële ondersteuning voor de bredere Pro Persona-gemeenschap te combineren.

Van leverancier tot langdurig partnerschap

Wat begon als een reactie op vertraagde leveringen groeide uit tot een breder partnerschap.

Circular IT group ondersteunt Pro Persona nu niet alleen met hardwarelogistiek, maar ook met voorbereiding, werkplekinrichting, circulaire verwerking en het terugwinnen van waarde uit overtollige apparatuur.

Voor Pro Persona toont het partnerschap aan dat circulaire IT niet hoeft te betekenen dat er concessies moeten worden gedaan op het gebied van kosten, kwaliteit of operationele betrouwbaarheid. Door de volledige levenscyclus van elk apparaat in ogenschouw te nemen, kan de organisatie de druk op haar IT-team verminderen, de werknemerservaring verbeteren en onverwachte milieu- en sociale impact creëren.

Ontdek Circular Workplace

Circular Workplace helpt organisaties bij het beheer van de volledige levenscyclus van de apparaten van hun medewerkers, van selectie en implementatie tot reparatie, vervanging, inzameling en verantwoord hergebruik.

Door de logistiek rondom de werkplek onder te brengen bij één partner, kunnen organisaties de interne werkdruk verminderen, een consistentere werknemerservaring creëren en meer waarde uit hun IT-apparatuur halen.